Mon PMS disparaît : que faire ?
Pas de panique, on ne vous parle pas de Thaïs PMS ;) Nous sommes bien décidés à faire partie du paysage des PMS pour de très longues années encore.
Nous vous parlons d’une situation vécue par des hôtels que nous rencontrons en démo !
Les circonstances sont souvent les mêmes : ils viennent d’apprendre qu’ils ne pourront pas conserver leur PMS, pour cause de rachat par une autre société, de faillite, de changement de cap stratégique, de fermeture…
Des causes diverses avec une seule et même conséquence : l’hôtelier se retrouve contraint de changer de PMS, parfois de manière brutale.
C’est une situation à la fois frustrante et extrêmement stressante. Personne n’aime être mis au pied du mur, encore moins quand il s’agit du logiciel de gestion de son hôtel.
Rassurez-vous, vous pouvez transformer cette galère en opportunité !
Nous vous avons préparé le guide pour gérer cette situation en douceur.
Il existe deux scénarios possibles, suivez-nous et découvrez nos conseils !
Option 1 : Votre PMS vous propose un plan B.
C’est une situation intéressante pour vous puisqu’on vous propose un nouveau PMS, sans besoin de chercher. Commencez donc par là, cela constituera votre point de départ.
L’erreur à éviter : partir du principe que ce plan B va forcément être la meilleure solution pour votre hôtel.
C’est possible, mais il est plus prudent de vérifier ! N’oubliez pas qu’il s’agit quand même d’un changement de PMS, avec tous les remaniements que cela implique.
Notre conseil : analysez quelques points importants avant de faire votre choix !
1 - Profitez de l'opportunité pour faire le point sur vos besoins.
Ne cherchez pas nécessairement à retrouver tout ce que vous aviez dans votre ancien PMS.
Cette situation inattendue est l’occasion d’analyser vos besoins actuels (et futurs).
Vous allez peut-être vous rendre compte que ces derniers ont évolué et que souhaitez vous équiper de fonctionnalités supplémentaires. (ex : pouvoir gérer une salle de réunion, connecter d’autres logiciels gratuitement…).
Au contraire, vous découvrirez peut-être que vous n’utilisiez plus certaines fonctionnalités de votre ancien PMS et qu’elles représentaient une dépense inutile.
2 - Vérifiez la technologie
Prenez le temps de vous renseigner sur le PMS qui vous est proposé. Est-ce un PMS cloud ? un PMS installé ? Est-ce que cela correspond à vos pratiques ?
(Exemple : si vous souhaitez utiliser votre PMS sur différents écrans et pouvoir le consulter à distance, le cloud s’impose).
Le PMS est-il évolutif ? Est-il mis à jour régulièrement ?
3 - Renseignez-vous sur le rapport qualité-prix
Attention, on ne parle pas (seulement) de tarifs !
Vous devez explorer ce qui se cache derrière le prix qui vous est présenté. Lisez bien les petites lignes, traquez les coûts cachés, vérifiez les inclusions.
Exemple : les connexions avec d’autres logiciels sont-elles payantes ? Allez-vous payer pour des modules dont vous n’avez pas besoin ? Y a-t-il des coûts à prévoir en plus de votre abonnement ?
C’est indispensable pour bien comparer votre ancien budget PMS avec celui qui vous est proposé.
4 - Demandez des références clients
Qui sont les clients de ce PMS ? Quels types d’hôtels ? Sont-ils satisfaits ? Pouvez-vous discuter avec certains d’entre eux ? Y a-t-il des avis en ligne ? Des cas clients que vous pouvez consulter ?
Échanger avec d’autres utilisateurs du PMS est parfois le moyen le plus rapide pour se rendre compte de la réalité terrain.
Exemples : est-ce que les équipes de ces hôtels aiment utiliser leur PMS ? Est-ce que les directeurs sont satisfaits des options à leur disposition ? Est-ce que les nouveaux collaborateurs sont opérationnels rapidement sur le logiciel ?
5 - Découvrez la société du nouveau PMS
Ne vous renseignez pas seulement sur le PMS et ses fonctionnalités, informez-vous sur la société qui édite le logiciel en question.
Est-elle française ? Quelle est sa réputation ? Depuis combien d’année existe-t-elle ? Le support est-il en français ? Est-il basé en France ou opéré depuis l’étranger ?
Avoir une bonne relation avec l’équipe de votre PMS est important, surtout avec le support client.
6 - Conclusion : comparez pour être sûr.
Même si votre ancien PMS vous facilite la vie en vous proposant une alternative, il est toujours intéressant de faire un comparatif avec d’autres solutions du marché.
Vous ne risquez rien : soit cela vous confortera dans votre choix, soit vous trouverez un logiciel qui convient encore mieux à votre hôtel, vos besoins et votre budget.
Option 2 : votre ancien PMS ne vous propose pas de solution.
Dans ce cas, vous n’avez pas le choix : il est temps de chercher un nouveau PMS, par vous-même !
Attention, cela ne veut pas dire qu’il faut choisir le PMS qui ressemble le plus à celui que vous venez de quitter.
Même si cela peut sembler décourageant, c’est en fait le moment idéal pour repartir sur de bonnes bases !
Voici quelques opportunités qui s’ouvrent peut-être à vous :
1 - Choisir un PMS plus facile à prendre en main : idéal pour former rapidement vos nouveaux collaborateurs et saisonniers.
2 - Travailler sur un logiciel plus ergonomique et intuitif : vous avez la chance de pouvoir choisir un logiciel agréable à utiliser, ne vous en privez pas.
3 - Avoir accès à des modules qui vous manquaient : bye-bye les feuilles papier et les Excels pour compenser un module inexistant.
4 - Connecter plus facilement d’autres logiciels à votre PMS : choisissez un nouveau PMS qui propose des connexions gratuites et de qualité avec vos autres logiciels (CRM, RMS…)
5 - Avoir une meilleure relation client : c’est l’occasion de choisir une équipe réactive, avec laquelle vous allez apprécier échanger !
6 - Utiliser un outil évolutif et constamment mis à jour : important pour le futur de votre hôtel, votre PMS évoluera avec son temps.
7 - Pouvoir utiliser votre PMS à distance : si vous passez d’un PMS installé à cloud, vous pourrez désormais consulter votre PMS partout et sur tout support, pratique non ?
Si vous vous reconnaissez dans une de ces phrases, c’est que ce changement de PMS sera une vraie aubaine pour vous et vos équipes !
Comment bien faire votre choix ?
Ici, nos conseils sont les mêmes que pour tous les hôtels qui changent de PMS.
En résumé : comparez les options, faites le point sur vos besoins réels et futurs, n’oubliez pas la connectivité, renseignez-vous sur les coûts cachés, pensez rapport qualité-prix, posez des questions sur le support client et demandez toujours des retours d’autres hôteliers !
Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez notre article “Changer de PMS : comment bien gérer la transition ?”
Conclusion finale
Vous venez d’apprendre que votre PMS disparaît ?
Il est normal de ressentir de l’inquiétude, mais n’oubliez pas que c’est également une opportunité.
Prenez le temps de faire le point sur vos besoins et sur les options que vous offre le marché : vous trouverez forcément un PMS qui conviendra à votre hôtel, peut-être même mieux que l’ancien !
Pour aller plus loin, découvrez cet article :