Changer de PMS : comment bien gérer la transition ?
Changer de PMS, c'est comme déménager : cela se prépare !
Personne ne commence à déménager en voyant arriver le camion de déménagement, et heureusement ! Imaginez la panique si les cartons n'étaient pas faits ou encore si vous n'aviez pas anticipé l'arrivée dans votre nouveau logement ?
Changer de PMS, c'est exactement pareil ! Quand cela se passe mal, c'est qu'on a souvent attendu le dernier moment pour gérer des éléments qui auraient pu être préparés !
Ce n'est pas un secret, votre PMS est le centre de gestion de votre hôtel. Changer d'outil implique donc nécessairement quelques bonnes pratiques.
Voici nos 5 conseils à suivre pour gérer cette transition d'une main de maître !
Conseil 1 : anticipez le paramétrage et la prise en main
Quand un changement de PMS se transforme en galère, cela vient souvent de la phase de prise en main du nouveau logiciel.
Concrètement : nous vous recommandons de planifier un vrai temps de mise en place de votre nouveau PMS.
Ne prévoyez pas de paramétrer votre PMS un jour de rush entre deux urgences. Le temps passé à cette étape sera largement rentabilisé lorsque vous et vos équipes serez rapidement autonomes sur votre nouvel outil.
Objectif : une mise en place qui vous permet de repartir sur de bonnes bases, sans prise de tête.
Les étapes à prévoir :
- Lister ou préparer les informations à rentrer dans le PMS (logo, types de chambres, grille tarifaire, segmentation, données...)
- Effectuer le paramétrage (le détail sera fourni par votre PMS)
- Former l'équipe pour qu'elle prenne en main le logiciel, en fonction des différents postes (réception, pôle ménage...)
Pour simplifier les choses, demandez à votre nouveau PMS comment vous et votre équipe pouvez être accompagnés.
Une checklist des étapes à prévoir, un accompagnement au paramétrage ou encore des temps de formation à l'utilisation du PMS pourront vous être proposés.
Même si vous restez l'acteur principal de cette transition, vous n'êtes évidemment pas seul. Suivez les conseils de vos référents, ils ont l'habitude et l'expérience nécessaires pour vous aider.
Attention, pensez bien à inclure toute l'équipe dans cette étape de transition.
La situation à éviter : former 1 réceptionniste en se disant qu'il pourra transmettre ses compétences aux autres.
Au contraire, il est intéressant d'impliquer tous vos collaborateurs ! Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour que ce changement soit fluide et efficace.
Conseil 2 : Soyez conscient des différences majeures
Lorsqu'on change de logiciel, on se retrouve confronté à deux types de différences :
- Des petites différences, plutôt faciles à surmonter (ex : différence de style, de mise en page de l'outil)
- Et des différences majeures qui peuvent demander plus de temps de prise en main.
Notre conseil : échangez avec l'équipe de votre nouveau PMS sur les différences qui pourraient vous poser problème ou être un frein pour votre équipe.
Exemple type : si votre hôtel passe pour la 1ère fois sur un PMS Cloud, le pas à franchir est plus grand que pour une transition entre deux PMS cloud.
Identifier ces freins en amont est une excellente idée, pour les amortir en douceur !
Exemples de mesures applicables :
- Préparer l'équipe plus en amont
- Demander au formateur de faire un focus sur tel ou tel point pendant la formation
- Gardez les deux PMS pendant une période un peu plus longue que prévue...
Si les écueils sont anticipés, il est également plus facile de trouver des solutions !
Conseil 3 : ne recherchez pas les fonctionnalités de votre ancien PMS
C'est un réflexe humain ! Quand on effectue un changement, on a tendance à comparer avec ce que l'on avait avant.
Problème : cette manière de penser risque de plomber votre transition d'un PMS à l'autre.
Si vous changez de PMS, c'est pour le meilleur : parce que l'outil que vous avez sélectionné convient mieux à votre hôtel, parce qu'il a telles fonctionnalités ou telles options, parce qu'il va vous permettre de construire une solution digitale sur mesure pour votre hôtel...
Il est donc tout à fait normal d'être confronté à des nouveautés, d'autres manières de fonctionner. Le paramétrage et la mise en place servent justement à passer ce cap en douceur.
C'est d'ailleurs pour cela que nous vous conseillons de choisir un PMS à la prise en main facilitée. Cela rendra cette transition plus fluide et plus agréable pour vous et vos équipes.
Conseil 4 : pensez aux connexions avec vos autres logiciels
La période de transition entre vos deux PMS est aussi la période de transition de vos connexions entre votre PMS et vos différents logiciels.
La règle est simple : plus vous utilisez d'outils, plus vous avez intérêt à être organisé.
Pour chaque logiciel connecté à votre PMS, pensez à anticiper :
- Quel sera le process de connexion ?
- À quelle date faut-il envisager la connexion avec le nouveau PMS
- Qui doit être impliqué, formé ?
- Que se passera-t-il pour vos données ?
Pas de panique ! Tous vos logiciels ont l'habitude de ces questions et ils pourront vous guider pour que les transferts se passent sans accroc.
La situation à éviter : penser à votre connectivité le jour où vous coupez l'ancien PMS.
Conseil 5 : ne cherchez pas à aller trop vite
C'est un peu le conseil qui résume tous les autres. Vouloir aller trop vite est le plus grand ennemi d'une transition de PMS sereine et fluide.
Est-ce que cela veut dire que changer de PMS est forcément long ? Non pas du tout !
Mais il est plus que recommandé de prendre le temps nécessaire, en fonction de votre équipe, de vos autres logiciels, de votre saisonnalité mais aussi de la différence entre votre ancien et nouveau PMS.
Entre le début de votre réflexion et la mise en place réelle de votre nouveau PMS, il peut se passer entre 1 et 3 mois et ce n'est pas un mal. Même si changer de PMS peut se faire rapidement d'un point de vue technique, il est impossible d'être bien préparés sur tous les points cités dans cet article en 1 semaine ou quelques jours.
Comment évaluer ce temps ? Parlez-en avec vos référents commerciaux, dès le début de vos démos avec de nouveaux PMS.
Notre recommandation : n'hésitez pas à profiter de la basse saison à fond, pour effectuer ce genre de transition sur une période moins pressurisante et plus tranquille.
Conclusion
Une transition de PMS bien préparée est généralement une transition qui se passe bien !
Au contraire, un manque d'anticipation peut provoquer de beaux moments de stress ou de frustration qui auraient pu être évités : dommage !
Plus vous serez acteur de cette transition, plus celle-ci sera fluide pour votre hôtel !
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