Multi-hôtels : quel est le rôle de votre PMS pour le siège ?
On va mettre les pieds dans le plat tout de suite : la "solution multi-hôtels universelle", ça n’existe pas. Ou plutôt, ça n’a pas trop de sens.
➤ Pourquoi ? Parce que derrière le terme "gérer plusieurs hôtels", on trouve plein de réalités différentes… et donc plein de besoins différents.
➤ Ce que ça veut dire ? Qu’il n’y a pas une recette unique pour choisir, paramétrer et bien utiliser le PMS d’un groupe hôtelier.
Aujourd’hui, on va essayer de décortiquer tout ça !
Vous cherchez un nouveau PMS pour votre groupe ? Vous rachetez des hôtels qui auront besoin d’un PMS ? Vous gérez plusieurs hôtels dans la même ville ou partout en France ?
Ce mini-guide est pour vous, c’est parti 👇
1 - Analysez les besoins du groupe et pas juste des hôtels
On a souvent tendance à penser que "multi-hôtels" ou "groupe hôtelier" sont des besoins en soi.
Chez Thaïs, on entend régulièrement :
“On gère plusieurs hôtels, donc pour notre PMS, on a les besoins classiques d’un groupe”.
❌ Sauf qu’en fait, il n’y a pas de "besoins classiques" pour un groupe d’hôtels.
Croyez-nous, entre deux "groupes hôteliers", il peut littéralement y avoir un monde d’écart.
➤ Du coup, la 1ère étape si vous cherchez un PMS (ou n’importe quel logiciel), c’est d’abord d’analyser les besoins de votre groupe.
⚠️ Attention, petite nuance qui change tout : ça ne veut pas dire analyser les besoins de tous les hôtels.
Ça veut dire évaluer comment fonctionne votre groupe et quelle est la stratégie commerciale, marketing et de gestion qui en découle.
Par exemple, on peut avoir :
- Des hôtels dans la même ville et commercialisés sous la même marque
- Des hôtels partout en France qui ne sont pas liés entre eux
- Des hôtels de la même gamme dans la même ville
- Des hôtels de gammes différentes dans plusieurs lieux, etc.
Évidemment, chacun de ces scénarios amène des besoins différents et cela se répercute sur votre écosystème digital.
➤ Pensez aussi à analyser l’organisation de votre siège, notamment en fonction des métiers présents.
👉 Exemple : si vous avez un service commercial centralisé au siège, c’est totalement différent du cas où chaque hôtel gère son propre service commercial.
Ce qu’il faut comprendre ici ?
➤ Tout simplement que dans certains cas, le PMS de vos hôtels et de votre groupe doit avoir des fonctionnalités multi-hôtels flexibles et poussées.
➤ Dans d’autres cas, elles sont complètement secondaires. Voire, ça ne change rien si vos hôtels n’ont pas le même PMS.
👉 Chez Thaïs, ça nous arrive de dire à des propriétaires de plusieurs hôtels : “En fait, vos hôtels sont complètement indépendants, vous n’avez pas forcément besoin d’un module multi-hôtels”.
Faire ce diagnostic en amont vous permettra de mieux comprendre ce que vous devez attendre de votre PMS.
2 - Un module multi-hôtels dédié : quel intérêt ?
Vous avez fait le diagnostic et établi que vous souhaitez piloter vos hôtels à deux échelles ? Par établissement et pour le groupe ?
➤ Dans ce cas, on vous conseille à 200% de chercher un PMS qui propose aussi un module dédié à la gestion multi-hôtels.
C’est grâce à ce module que vous allez pouvoir gérer votre groupe :
- À l’échelle micro, pour les besoins de chaque établissement
- À l’échelle macro, pour les besoins du siège
Ce que vous pouvez attendre de ce type de module multi-hôtels ?
- La possibilité de créer et manipuler des réservations au niveau du siège, comme une centrale de réservation multi-établissements.
- Un module ou onglet Yield pour piloter les tarifs de plusieurs hôtels en même temps.
- Un onglet Revenue Management pour analyser les performances et stats RM de plusieurs hôtels ou de tout le groupe.
- Un Cardex centralisé, pour visualiser le parcours d’un client dans tous les hôtels du groupe.
- Un onglet statistiques pour analyser les stats du groupe ou de plusieurs hôtels.
Et parfois, certains éditeurs proposent d’autres fonctionnalités du PMS en “version groupe”.
👉 Par exemple, chez Thaïs PMS, on propose notre Module Commercial dans le Module Multi-hôtels. Ce qui veut dire que le siège ou le service commercial peuvent créer des devis pour des groupes ou événements directement.
Cette liste ne prétend pas être exhaustive, mais cela vous donne une idée de ce que ce type de module peut faire pour votre siège.
3 - Attention, il y a “module multi-hôtels” et “module multi-hôtels”
Ça peut paraître un peu exagéré de dire ça, mais pas tant que ça.
➤ En fait, on trouve beaucoup de fonctionnalités ou de modules labellisés "multi-properties" ou "groupe" sur le marché. MAIS ils ne fonctionnent pas tous pareil.
Une partie de ces modules sont surtout des modules d’affichage = de l’agrégation visuelle de données.
Ce n’est pas un problème en soi. Mais c’est un point à avoir en tête.
- Avez-vous juste besoin d’un module qui récupère et affiche des données au même endroit ?
- Ou avez-vous plutôt besoin d’un module nativement pensé et développé pour la gestion multi-hôtels ?
Ce n’est pas facile à dire comme ça, donc voilà quelques questions que vous pouvez poser aux éditeurs de PMS :
- "Est-ce que je peux faire des modifs groupées depuis le module ou est-ce que je dois rentrer dans chaque PMS ?"
- "Est-ce que je peux modifier des tarifs d’un coup, comme faire une offre globale pour tous mes hôtels ou une partie de mes hôtels ?"
- "Est-ce que je peux créer des réservations au niveau du module multi-hôtels et pas juste dans le PMS de chaque hôtel ?"
- "Est-ce que je peux manipuler uniquement certains hôtels, par exemple ceux qui sont dans la même ville ? Ou de la même gamme ?"
- "Est-ce que je peux analyser au-delà des stats globales : par lieu, par gamme, etc. ?"
C’est là que c’est intéressant de bien connaître vos besoins et attentes. Si ces actions opérationnelles sont pertinentes pour votre siège, autant chercher un PMS + module multi-hôtels qui les propose.
🚨 Attention cependant : centralisation ne doit pas rimer avec indigestion.
➤ Autrement dit, TOUT ce qui est géré au niveau des hôtels ne doit pas forcément être accessible dans le module multi-hôtels.
Par exemple, ça n’a pas d’intérêt de centraliser la gestion du ménage.
Au contraire, ce serait trop le bazar. Il vaut mieux un module bien réfléchi et calibré pour les besoins d’un siège.
👉 En tout cas, c’est comme ça qu’on voit les choses chez Thaïs et c’est comme ça qu’on a conçu notre propre Module Multi-hôtels
4 - Pensez aussi écosystème et intégration de vos autres logiciels
Votre PMS n’a pas vocation à répondre à tous les besoins de votre groupe. Pour avoir une solution multi-hôtels méga efficace, n’oubliez pas le reste de votre écosystème.
➤ En clair : de quels autres logiciels vous allez avoir besoin, comme un CRM, Channel Manager, RMS, logiciel comptable… ?
Une fois que vous avez la liste :
- Vérifiez si le PMS que vous visez a une bonne connectivité avec vos autres logiciels ou avec des logiciels qui vous intéressent.
- Calculez les frais associés : par exemple, s’il y a des frais de connectivité entre votre PMS et vos autres logiciels ?
- Enquêtez aussi sur la qualité de la connectivité : est-elle déjà utilisée par d’autres groupes ? Qu’en disent-ils ?
On va prendre l’exemple du CRM qui est très parlant.
La connectivité PMS x CRM peut faire une énorme différence pour votre stratégie commerciale.
- Est-ce que le CRM peut récupérer toutes les infos des clients et des réservations du groupe dans le PMS ?
- Est-ce qu’il peut les exploiter de manière fine et personnalisée pour le groupe ? Par exemple : pour gérer des campagnes marketing, de l'upsell, des communications pré-séjour, post-séjour pour la fidélisation. Certains CRM permettent même de gérer un programme de fidélité.
Et si la connexion entre les 2 outils est gratuite, c’est encore mieux.
👉 Bon, ça, c’est notre avis. Chez Thaïs on a toujours considéré que la connexion entre deux logiciels devrait être gratuite pour les hôteliers.
En bref, avoir un super PMS et un super module multi-hôtels c’est bien. Mais si vous devez bricoler avec des connexions instables et chères pour le reste de vos outils, ça va vite devenir pénible 👎
Parlez de votre écosystème digital avec votre PMS ou futur PMS.
Conclusion
Vous avez pigé, l’important c’est d’avoir des outils adaptés à votre stratégie de groupe et c’est 300% vrai pour le PMS.
➤ C’est en connaissant bien vos besoins que vous pourrez choisir le PMS qui vous convient et surtout bien le paramétrer et l’utiliser à son plein potentiel, que ce soit dans les hôtels ou au niveau du siège.
Du coup, notre conseil final, c’est de discuter de votre fonctionnement de groupe avec vos potentiels PMS. Comme ça, vous aurez des propositions adaptées à votre organisation et vous pourrez les comparer plus facilement 😊
📃 Un peu de lecture en plus ?
➤ Article : Comment gérer une clientèle groupe avec un PMS ? Ou pourquoi ce n'est pas son boulot
➤ Article : gérer un hôtel-restaurant de 108 chambres avec Thaïs PMS, c'est comment ?