Hôtel-restaurant : comment bien choisir vos outils digitaux ?

On sait, cette question a l’air un peu basique. Et pourtant, on vous jure qu'elle est plus subtile qu’il n’y paraît.

➤ Construire un écosystème digital pour un hôtel-restaurant c’est trouver des outils qui fonctionnent bien pour l’hôtel, bien pour le restaurant… mais surtout qui prennent en compte la réalité opérationnelle de cette double activité.

Il y a des clients qui consomment à l’hôtel et au restaurant, il y a des infos importantes pour le restaurant qui arrivent à la réception (et vice versa), il y a aussi des clients qui ne fréquentent que l’hôtel ou le restaurant…

➤ Votre écosystème digital doit vous aider à coordonner tout ça, de manière fluide et efficace.

Chez Thaïs, on aime travailler avec des hôtels-restaurants. C’est pour ça qu’on vous partage nos conseils concrets pour bien choisir ces logiciels et gérer votre hôtel-restaurant sans prise de tête. C’est parti !

1. Commencez par un vrai point sur vos besoins (même si ça a l’air évident)

Oui, ce n’est pas fun, ni original. Mais ça reste le plus efficace, donc on est bien obligés de vous en parler 😉

➤ Ne partez pas tout de suite dans les démos. Analysez d'abord votre fonctionnement, regardez les stats, cherchez les points de friction causés par votre écosystème actuel.

On vous parie qu’entre vos impressions de départ et la fin de votre réflexion, votre vision aura évolué.

Exemple classique : parfois on pense avoir vraiment besoin de telle fonctionnalité, mais quand on interroge les équipes, on découvre que c’est complètement autre chose qui les fait galérer au quotidien.

Le bon réflexe ?
👉 Faites le tri entre les fonctionnalités indispensables, les + vraiment utiles ET les gadgets sympas mais pas essentiels. Cela vous aidera à mieux comparer les logiciels.

2. Faites attention aux outils dédiés aux restaurants

Attention, on ne vous dit pas que les outils conçus pour des restaurants sont nuls (au contraire, il y en a plein qui sont au top).

➤ MAIS, vous ne gérez pas juste un restaurant, c’est là le hic. Vous gérez un hôtel-restaurant avec des besoins plus hybrides : demi-pension, soirée étape, petits déjeuners, room service…

Le risque ? Si l’outil n’est pas assez flexible, vos équipes vont passer un temps fou à ressaisir des données, à imprimer des listes ou à essayer de contourner les limites.

Le bon réflexe ? 👉 Si vous hésitez entre plusieurs logiciels, optez en priorité pour des outils qui permettent de gérer à la fois l’hôtel et le restaurant.

On va prendre l’exemple qu’on maîtrise le mieux : le PMS.

➤ Avec un Module Restaurant intégré au PMS, vous pouvez centraliser l’exploitation de votre établissement au même endroit :

• Exemple : une soirée étape est enregistrée au niveau l’hôtel ? La réservation se crée automatiquement dans le module resto.
• Et c’est la même chose pour les transferts sur chambre, la gestion des petits déj, des demi-pensions, du bar… tout est synchronisé et facilité.

Le but est de faire en sorte que tous les services aient les infos de l’hôtel et du restaurant en temps réel. Pratique, non ?

3. Misez sur une bonne connectivité de votre écosystème hôtel ET restaurant

Vous ne pouvez pas ou ne voulez pas choisir des outils restaurant intégrés à vos logiciels hôteliers ? Dans ce cas : pensez “connectivité”.

➤ Choisissez des outils “restaurant” qui se connectent avec vos outils hôteliers. L’objectif sera le même que précédemment : fluidifier au maximum l’opérationnel entre l’hôtel et le restaurant.

Avec une bonne connectivité, les informations essentielles sont synchronisées entre vos outils, ce qui évite aux équipes de devoir galérer avec 2 systèmes qui ne se parlent pas.

Le bon réflexe ? 👉 Vérifiez si des hôtels-restaurants utilisent déjà les 2 logiciels que vous pensez choisir et ce qu’ils pensent de la connectivité en place.

Exemple chez nous, Thaïs PMS

Nous proposons notre propre Module Restaurant intégré au PMS, mais nous sommes aussi connectés avec des caisses de restaurant externes.

Si un client nous demande un retour d’expérience sur la connectivité, on lui passe le numéro d’un hôtel-restaurant pour qu’il puisse en discuter directement (c’est plus simple pour tout le monde).

4. Pensez “gestion” et pas seulement “exploitation”

On pense souvent au confort d’utilisation quand on choisit un logiciel (prise en main, ergonomie, fluidité pendant le service…). Mais ne négligez pas non plus vos besoins en termes de gestion.

➤ Là aussi vous pouvez perdre ou gagner du temps, mais aussi de l’argent.

Quelques questions à vous poser :

• Quid de la comptabilité ?
• Où vais-je suivre les stats de mon hôtel et de mon restaurant ?
• Mon cardex / fichier clients sera-t-il centralisé ?
• Puis-je exploiter et croiser facilement les données du restaurant et de l’hôtel ?

Pour reprendre l’exemple du Module Restaurant intégré au PMS :

L’intégration permet de centraliser la comptabilité de votre établissement sur un seul logiciel. Super efficace pour ceux qui veulent tout gérer au même endroit.

Le bon réflexe ? 👉 Choisir des outils qui soutiennent votre manière de gérer votre établissement et votre stratégie de développement.

5. Ne sous-estimez pas l’importance du matériel

Vous pouvez choisir le meilleur logiciel du monde, si le matériel lié est obsolète, vous ne profiterez pas bien de ses possibilités.

Une caisse trop vieille avec un environnement fermé, une tablette qui ne supporte plus les mises à jour des navigateurs… autant de problématiques matérielles qui peuvent être une vraie galère au quotidien.

➤ Le meilleur exemple qu’on a en tête pour un hôtel-restaurant, ce sont les imprimantes en cuisine.

L’enjeu, ce n’est pas juste d’avoir des imprimantes connectées à votre logiciel de restauration.
C’est aussi d’avoir des imprimantes robustes, adaptées à une cuisine (environnement, chaleur…) et qui ne vont pas vous lâcher en plein service, en pleine saison.

Et puis, il y a aussi une question d’image que vous souhaitez renvoyer aux clients (ex : sur quel matériel vos serveurs prennent leurs commandes ?).

Le bon réflexe ?
👉 Si vous investissez dans des outils digitaux, vérifiez que le matériel associé est aussi au niveau.

6 - N’oubliez pas d’analyser chaque outil dans son ensemble

La recherche d’outils adaptés à un hôtel-restaurant ne doit pas vous faire oublier les questions de base pour bien choisir un logiciel :

• L’outil est-il facile à prendre en main ?
• Est-il agréable à utiliser ?
• Est-il mis à jour régulièrement ?
• A-t-il les certifications nécessaires ? (ex : NF525 pour une caisse)
• Qu’en disent les utilisateurs actuels ?
• Quid de son équipe ? Du support ? De sa société éditrice ?

On ne va pas tout lister sinon cet article ferait 10km de long, mais vous voyez l’idée !

En bref

➤ Un bon écosystème digital pour votre hôtel-restaurant, c’est un écosystème qui prend en compte votre double activité et qui soutient tous les services impliqués de près ou de loin : réception, restaurant, bar, étages, comptable, revenue manager, direction…

On vous a parlé de l’exemple du PMS x Module Restaurant / POS (parce que c’est celui qu’on connaît le mieux), mais cela vaut pour toutes les combinaisons d’outils liées à votre hôtel-restaurant.

👉 Maintenant, il ne vous reste qu’à faire des démos avec ces éléments en tête !

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