Comment rater royalement son changement de PMS ? Le guide pour finir en PLS
Vous allez changer le PMS de votre hôtel ? On a pensé à vous !
On vous partage le mode d’emploi pour rendre votre transition logicielle la plus galère possible ☠️
Vous aimez perdre du temps ? Faire pester les équipes ? Vous compliquer la vie ? Faire complexe quand on peut faire simple ?
Alors ce guide est fait pour vous 😁
🚨Consignes de sécurité
Cet article contient des comportements à haut risque qui peuvent vous amener un paquet de galères ☠️. À ne pas reproduire chez vous ou à la réception si vous tenez à votre santé mentale et à celle de vos équipes.
PS : pour les rebelles qui veulent vraiment une transition qui se passe bien, il se pourrait qu’on vous partage quelques vrais conseils à la Thaïs. Donc continuez à lire 😉
→ Paniquer face à la masse d’infos du nouveau logiciel
☠️ La 1ère règle pour bien planter son changement de PMS, c’est de s’attendre à ce que tout soit fluide en 10min (et de faire une syncope face à tout ce qu’il faut comprendre et apprendre).
➤ La réalité : c’est normal d’avoir un sentiment de bourrage de crâne, surtout au tout début.
Vous passez d’un outil que vous connaissiez super bien à un nouveau logiciel de gestion hôtelière. Il y a FORCÉMENT un temps de transition et d’adaptation. Et ce temps d’adaptation n’est pas méga agréable.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Faites confiance au processus. Si vous avez choisi un outil intuitif, qui coche toutes vos attentes, ce passage un peu pénible est temporaire ! Vous serez bientôt opérationnel sur votre nouveau PMS.
→ Sous-estimer ses besoins en accompagnement et formation
☠️ Le moyen idéal pour rater son changement de PMS, c’est de vouloir le moins de formation ou d’accompagnement possible pour prendre en main l’outil.
“Je l’ai bien vu en démo, on n’a besoin que de 3h, puis on se débrouille”.
➤ La réalité : ne pas avoir assez de temps d’accompagnement, ce n’est pas une économie. C’est un coup à partir sur de mauvaises bases, avec une équipe pas assez formée et un logiciel dont vous n’exploitez pas bien les fonctionnalités… Dommage non ?
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Prévoyez un peu large en termes de nombre d’heures d’accompagnement, on a tendance à sous-évaluer ses besoins. Répartissez les sessions pour avoir le temps de travailler entre deux. Et surtout, ne sous-estimez pas l’importance d’un bon paramétrage.
→ Penser que tout se joue le jour de la formation
☠️ Autre super manière de rendre votre changement de PMS difficile : ne compter que sur la formation initiale pour comprendre le PMS.
➤ La réalité : certes la formation initiale vous lance sur les rails pour bien démarrer, mais votre PMS propose aussi certainement d’autres ressources que vous pouvez utiliser en complément : des tutos, des masterclass…
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
N’attendez pas d’être bloqué pour explorer ces supports. Faites le tour de ce qui est à votre disposition, au moins pour savoir ce qui existe et favoriser votre autonomie.
→ Ne surtout pas s’entraîner sur le nouveau PMS
☠️ Voilà une manière parfaite de se compliquer la vie ! Toucher le moins possible au nouveau PMS jusqu’au Jour J.
➤ La réalité : même sur un PMS Cloud super intuitif, le cerveau a besoin de créer de nouveaux réflexes. C’est en faisant qu’on apprend le mieux.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Si le PMS a un mode école, entraînez-vous dessus pendant la phase de déploiement, y compris entre vos sessions de formation. C’est ce qu’on recommande aux nouveaux utilisateurs Thaïs PMS :)
→ Rester passif au max et ne pas poser de questions
☠️ C’est LA technique pour rester dans le flou le plus longtemps possible : contentez-vous de hocher la tête quand l’équipe du PMS vous parle, surtout si vous ne comprenez pas quelque chose.
➤ La réalité : les formateurs et le support du PMS vous aideront BIEN mieux si vous êtes proactif. Ils ne peuvent pas deviner vos interrogations ou vos problématiques terrain. Posez des questions pour éclaircir les points qui vous embêtent.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Aucune question n’est inutile. Il vaut mieux passer 15min à comprendre un point maintenant que de galérer 1h face à un client en plein rush de saison. C’est à ça que servent le pôle formation et le support de votre PMS.
→ Ne pas être disponible pendant la période de transition
☠️ “Mon PMS va tout faire pour moi, je pars aux Maldives pendant le déploiement” (La recette miracle pour vous mettre dans la panade).
➤ La réalité : oui, votre nouveau PMS va faire des choses pour vous, comme importer vos données (en tout cas, on le fait chez Thaïs PMS). MAIS l’équipe ne peut pas vérifier des infos que vous seul connaissez.
Ex : les catégories ou la TVA des articles
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Bloquez vraiment du temps pour cette transition. Faites en sorte qu’une personne du management ou de la direction soit disponible pour valider les étapes clés. Et si possible, évitez de lancer la transition pendant une période où personne n'est dispo (tout le monde en vacances ou au contraire, gros rush).
→ Ne pas avoir préparé toutes les données nécessaires pour le nouveau PMS
☠️ Pour une transition bordélique, assurez-vous de balancer un max de données non triées et périmées à votre nouveau PMS.
➤ La réalité : changer de PMS, c’est l’occasion de repartir d’une base de données saine = vérifier ce qu’on veut vraiment importer dans le nouveau PMS. Un peu comme un ménage de printemps.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Faites le tri dans vos données (ex : Articles, Résas, Base client, Cartes cadeaux). Rangez le catalogue. Vérifiez les doublons et les données datées. C’est la meilleure manière d’exploiter tout le potentiel de votre nouveau logiciel PMS !
→ Ne pas impliquer les équipes de l’hôtel
☠️ Gardez le projet pour vous au maximum, formez uniquement la direction et faites la surprise au staff un matin. Effet douche froide 🥶 garanti.
➤ La réalité : les collaborateurs aussi ont besoin de savoir utiliser le nouveau logiciel et leur engagement est central pour bien réussir la transition. Une équipe frustrée qui rejette le nouveau PMS, c’est la garantie de perdre du temps et de l’argent.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Impliquez les équipes dans le changement, demandez leur avis, donnez-leur le temps et les conditions nécessaires pour que la transition se passe en douceur.
🔔 Attention, on ne parle pas seulement de la réception, mais de tous ceux qui touchent au PMS, de près ou de loin, même vos prestataires : votre Revenue Manager, votre comptable… tout le monde est concerné.
→ Ne pas anticiper la connectivité entre vos logiciels
☠️ Si vous aimez les sueurs froides 😰, ne prévoyez pas du tout la question de la connectivité. Comme ça, avec un peu de chance, vous aurez des serrures connectées et un channel manager qui ne fonctionnent pas avec le nouveau PMS.
➤ La réalité : même si votre PMS est connectable gratuitement et facilement à vos autres outils, tout ne se joue pas de son côté. Exemple : certaines solutions peuvent vous demander plusieurs semaines d’attente avant d’activer la connexion avec le PMS.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Faites une liste exhaustive de toutes les solutions qui étaient connectées à l’ancien PMS. Prévenez chaque outil du changement de PMS en cours et demandez la procédure (temps, étapes, conditions…).
En cas de doute, posez des questions à l’équipe de votre nouveau PMS, ils ont l’habitude et pourront vous aiguiller.
→ Chercher exactement ce qu’on avait sur l’ancien PMS
☠️ Une très bonne manière de se compliquer la vie : passer son temps à râler parce que le bouton X ou Y n’est pas au même endroit que sur votre ancien PMS.
➤ La réalité : si vous avez changé de PMS, c’est pour le mieux (normalement). Si votre nouveau logiciel est ergonomique, avec les fonctionnalités dont vous avez besoin, c’est juste une question de temps d’adaptation.
👉 Le conseil Thaïs pour ceux qui préfèrent une transition qui se passe bien :
Soyez patient avec vous-même. Il est normal d’être frustré quand on doit changer ses habitudes. C’est pénible, c’est relou, c’est frustrant MAIS ça ne veut pas dire que vous n’allez pas kiffer votre nouveau PMS dans quelques semaines.
Alors, prêts à rater votre changement de PMS ?
☠️ On vous a donné toutes les clés pour créer LA transition la plus galère possible. Vous validez 😎 ?
➤ On plaisante (vous l’aurez sûrement deviné 😅) mais redevenons sérieux 2 min : changer de PMS, ce n’est pas une promenade de santé relaxante (même si on fait tout pour réduire la prise de tête).
Pour que ce soit une réussite, il faut sortir de sa zone de confort. C’est stressant, ce n’est pas drôle, ça demande un peu de travail… mais c’est normal !
Même avec le logiciel le plus cool et intuitif du monde, cela reste une phase de transition.
Donc, ne vous compliquez pas plus la vie que nécessaire. Abordez ce changement avec toutes les cartes en main pour qu’il se passe bien.
Dans quelques semaines, tout ça ne sera qu’un souvenir lointain. Vous adorerez votre nouveau PMS et tout le confort et les performances qu’il vous amène. En tout cas, on vous le souhaite 😊
Alors, vous êtes dans quelle team ? La team galère ou la team sans prise de tête ?
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➤ Article : Pourquoi on n'engage pas nos clients chez Thaïs ?
➤ Article : Choisir un PMS, c'est aussi choisir une société éditrice