Hôtel-restaurant, 4 conseils pour choisir la caisse de votre restaurant.

Cet article a été écrit en collaboration avec notre partenaire Klixi, parce qu’à plusieurs cerveaux, on produit des conseils encore meilleurs !

Choisir un logiciel de caisse pour un hôtel-restaurant : pas facile !

En effet, vous êtes à la fois un hôtel ET un restaurant ! Résultat, la recherche d’outils adaptés prend 2 fois plus de temps … et d’énergie.

C’est particulièrement vrai pour le choix de votre caisse enregistreuse : outil central de votre restaurant hôtelier.

Voici 4 éléments à prendre en compte dans votre réflexion.

1. Un logiciel de caisse spécialisé hôtels-restaurants

La logistique d’un hôtel-restaurant n’est pas exactement celle d’un restaurant. Evidemment cela ne signifie pas qu’il faut bannir les outils dédiés à la gestion des restaurants.

Néanmoins, n’hésitez pas à vous tourner d’abord vers des éditeurs de logiciel qui s’adressent principalement aux restaurants hôteliers. A minima, vérifiez qu’ils travaillent déjà avec des hôteliers-restaurateurs.

Pourquoi ? Parce que les équipes auront l’habitude de vos problématiques et sauront vous conseiller au mieux. Vos remarques seront également plus facilement prises en compte.

C’est un cercle vertueux : plus le logiciel est utilisé par des hôtels-restaurants, plus les fonctionnalités développées seront adaptées à vos besoins.

A l’inverse, si vous êtes le seul client dans le cas de figure hôtel + restaurant, il y a peu de chances pour que vos demandes passent en priorité (et c’est logique ! Alors que plusieurs clients peuvent convaincre un éditeur de faire évoluer son logiciel)

N’hésitez pas à demander des références clients au logiciel de caisse qui vous intéresse, ou à lire des témoignages de clients de votre secteur d’activité.

2. Une connexion avec votre PMS

Si vous êtes un professionnel de l’hôtellerie, vous avez forcément un PMS qui est le centre de gestion de votre hôtel. L’idéal est que votre logiciel de caisse se connecte directement sur votre PMS.

L’objectif est simple : centraliser vos activités de restaurant et d’hôtel sur un même logiciel.

C’est également la configuration parfaite pour gérer vos clients hôtel qui consomment au restaurant : la connexion avec le logiciel de gestion hôtelière permet de transférer la note d’une table directement sur une chambre, pratique non ?

Deux solutions sont envisageables :

• Choisir deux logiciels partenaires qui se connectent entre eux
• Ou encore plus simple : choisir une entreprise qui vous propose à la fois le PMS et le logiciel de caisse du restaurant !

Pourquoi cela vous simplifie la vie ?

• Parce que cela accélère la prise en main et le paramétrage (un seul logiciel = pas besoin d’apprendre à utiliser des interfaces parfois très différentes)
• Parce que vous n’avez qu’un seul interlocuteur, pas besoin d’appeler plusieurs services clients si vous avez une question !

Conclusion : si vous envisagez de changer de PMS, n’hésitez pas à considérer un changement de caisse en même temps (ou vérifiez si votre logiciel hôtelier ne propose pas déjà une caisse pour votre restaurant).

3. Une caisse qui se connecte à un module de réservation en ligne

C’est exactement la même logique que pour votre PMS et votre moteur de réservation : imaginez si vous deviez ressaisir à la main toutes les réservations de chambres dans votre PMS (ça fait peur, n’est-ce pas ?).

Appliquez tout simplement cette logique à votre restaurant d’hôtel : lorsque vous choisissez votre caisse de restaurant, vérifiez qu’elle peut se connecter à un module de réservation en ligne.

Cela vous permet notamment d’automatiser l’implémentation de vos réservations en ligne dans votre caisse : gain de temps assuré !

Même si vous ne souhaitez pas proposer la réservation en ligne à l’instant T, il est important de vous réserver cette option à l’avenir (le monde va plutôt vers + de réservations en ligne, et moins de réservations par téléphone, il est donc raisonnable de se laisser la porte ouverte).

Exemple de ce type de fonctionnement : notre caisse Thaïs Resto peut se connecter au module de réservation en ligne de Klixi Food ;) !

A ce stade, vous vous dites peut-être : « Ça devient compliqué, comment s’y retrouver sans perdre des heures à chercher le bon outil ? »

Si c’est le cas, pas de panique : repartez tout simplement de votre PMS, cela vous fera gagner du temps ! (A condition que vous en soyez satisfait évidemment).

Pourquoi ? Parce que globalement, votre PMS sera toujours le centre de votre solution digitale ! Pour vous aider, vous retrouverez généralement une liste de partenaires connectés sur le site de votre PMS. Ou vous pouvez demander conseil à votre chargé de compte.

4. N’oubliez pas les critères valables pour tous les restaurants

Attention, ces quelques conseils spécifiques ne doivent pas vous faire perdre de vue les critères de sélection d’une caisse qui concernent tous les restaurants.

Au-delà des points ci-dessus, votre logiciel de caisse doit par exemple être certifié NF (NF525). Il doit proposer toutes les options nécessaires et utiles à la gestion de votre restaurant (Encaissement, facturation, exports comptables, présentation des indicateurs-clés pour piloter votre établissement...).

Sa prise en main doit être facilitée, notamment si vous prenez des extras ou des saisonniers. (S’il faut 1 mois pour prendre en main la caisse à chaque nouvelle arrivée, vous n’allez pas vous en sortir !).

Dans la même logique, privilégiez une interface ergonomique, agréable et intuitive. Si votre caisse est flexible et simple d’utilisation, ce sera autant de temps gagné par votre équipe au quotidien (personne n’aime se prendre la tête sur un logiciel usine à gaz). Ce sera surtout du temps qu’ils pourront consacrer à leur vrai métier : s’occuper de vos clients.

Finalement, renseignez-vous sur le service client : très important pour votre future tranquillité d’esprit. Posez des questions à votre référent commercial, contactez des clients hôtels-restaurants pour avoir leur retour d’expérience…. Bref, assurez-vous que la relation client existe au-delà de la mise en place du logiciel (ce sera précieux en cas de question ou de pépin).

Petite astuce : commencez par vérifier que le service client est bien basé en France, c’est souvent un bon point de départ.

Conclusion

Pour bien choisir le logiciel de caisse de votre restaurant hôtelier, privilégiez un écosystème qui a l’habitude des clients hôtels-restaurants. Cela vous permettra de connecter vos logiciels entre eux, voire de centraliser votre gestion sur un minimum de logiciels.

Simplicité et efficacité doivent être vos maitres-mots : votre solution digitale doit vous aider à optimiser et à simplifier la gestion de votre établissement, pas vous rendre esclave de vos propres outils !

Vous gérez un hôtel-restaurant ? Le logiciel de caisse cloud Thaïs Resto peut vous intéresser : prenez RDV avec Alicia pour une démo !