Comment analyser un devis de logiciel PMS ?

Votre hôtel veut changer de PMS ? Vous ouvrez un établissement et vous devez sélectionner votre logiciel de gestion hôtelière ? Vous avez forcément demandé plusieurs devis et le moment est venu de faire un choix. Problème : Même à fonctionnalités égales, les propositions ne se ressemblent pas. Il est donc extrêmement difficile de comparer ! Pas de panique, voici les 6 points à analyser pour prendre votre décision sereinement.

1. Attention aux prix d’appel trop bas

« A partir de… », « dès X € » … de nombreuses plaquettes commerciales peuvent paraître alléchantes au premier abord.

Rappelez-vous que le PMS est le point névralgique de votre gestion hôtelière. C’est également un outil qui peut être fastidieux à changer. Creusez en profondeur ces offres attractives, cherchez à comprendre ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

N’hésitez pas à penser long terme : l’offre d’entrée de gamme est peut-être adaptée à l’instant T, mais le rapport qualité-prix reste-t-il intéressant si vous avez besoin de monter en gamme ? Si vous achetez un deuxième établissement ?

2. Vérifiez impérativement les coûts cachés

Dans le même ordre d’idée, penchez-vous sérieusement sur tous les coûts qui n’apparaissent pas clairement au devis. Lisez bien les petites lignes ou interrogez directement votre référent commercial.

Aurez-vous besoin de payer en plus si vous avez besoin d’un support téléphonique ? Pouvez-vous faire des exports de données ou est-ce un service facturé en supplément ? Devrez-vous payer la connexion à vos autres outils ? Y’a-t-il d’autres options non incluses que vous devez anticiper ?

Cet aspect est primordial pour comparer efficacement les outils. Vous serez en mesure de distinguer :

• Les devis tout-en-un : un prix de base potentiellement plus élevé, mais pas de mauvaise surprise et rien à rajouter.
• Les devis à tiroir : un prix de base moins élevé et des frais à rajouter au fil de l’utilisation.

A vous de déterminer ensuite ce qui convient le mieux à votre hôtel.

3. Y’a-t-il des commissions pour les paiements en ligne ?

Dans la liste des frais additionnels : penchez-vous toujours sur le cas des commissions lors des paiements en ligne.

En tant qu’hôtel vous êtes amené régulièrement à faire payer vos clients en ligne : lors de la réservation sur votre site, si vous faites payer des arrhes, si le client réserve des services supplémentaires avant le séjour…

Demandez toujours quel est le système de paiement proposé pour ces transactions. Par exemple, Stripe qui est une solution très populaire facture 1,4% du montant de la transaction + 0,25 centimes (pour les cartes françaises).

Concrètement, qu’est-ce que cela veut dire ? Sur 100 nuits à 80€ payées sur votre site via Stripe, vous paierez 137€ de commission (112€ + 25€). Imaginez votre réaction si vous n’aviez pas anticipé ces frais.

Au contraire, d’autres solutions de paiement peuvent être intégrées au prix de votre abonnement : pas de surplus à prévoir.

Un conseil : faites clarifier ce point avant de vous engager !

4. Le prix de l’abonnement est-il garanti ?

Un prix garanti, c’est un prix qui ne bougera pas même si l’entreprise qui édite votre PMS décide de changer ses tarifs pour ses nouveaux clients.

C’est un élément à prendre en compte sur le long terme. Par exemple, une toute nouvelle société peut proposer un prix très attractif lors de son lancement, puis demander à ses clients d’accepter une augmentation au bout de quelques années.

Si le prix de votre abonnement n’est pas garanti, renseignez-vous sur les conditions d’augmentation, sont-elles mentionnées ? Plafonnées ?

5. Attention aux frais de résiliation

Quand on choisit un nouvel outil, on n’a évidemment pas envie d’imaginer la fin de la collaboration. C’est pourtant nécessaire !

Avez-vous un engagement ? Si oui, de combien de temps ? Quelles sont les conditions pour résilier avant le renouvellement de votre abonnement (délais à respecter, procédure…) ?

Encore plus important : Y’a-t-il des frais de résiliation ? Faudra-t-il payer pour récupérer vos données ? Le départ semble-t-il facilité ?

Les raisons de changer de logiciel de gestion hôtelière peuvent être nombreuses, il est important d’assurer ses arrières sur ce point.

6. Examinez tous les services proposés

Au-delà des coûts, choisir un PMS est surtout un enjeu d’organisation majeur pour votre hôtel. Le devis/la proposition doit vous permettre de déterminer si le PMS répond à vos attentes, autrement-dit :

• Propose-t-il les services dont vous avez besoin (ex : vous avez un SPA, un restaurant, vous voulez un support en France…) ?
• Propose-t-il les services dont vous pourriez avoir besoin (si vous achetez un autre établissement, proposez des services supplémentaires…) ?

Soyez réaliste quant aux besoins de votre hôtel : ne les minimisez pas, ne les exagérez pas.

Conclusion

Il existe 2 grandes catégories de devis de PMS :

• Les devis où le prix de base est plus élevé mais où tous les services sont inclus.
• Les devis avec un prix de base plus attractif mais où il faut rajouter des frais additionnels.

Evidemment, la séparation n’est pas toujours aussi claire. Vérifiez à chaque fois les 5 points ci-dessus pour de ne pas avoir de mauvaises surprises.

Vous voulez comprendre comment interpréter et comparer vos devis de PMS ?