# Gérer son changement de PMS en toute sérénité

> Changer votre logiciel hôtelier est souvent source d’angoisse : Les 6 conseils à suivre pour envisager cette transition avec plus de tranquillité

- Source : https://thais-pms.com/blog/gerer-son-changement-de-pms-en-toute-serenite
- Éditeur : Thaïs Soft (Thaïs PMS, logiciel de gestion hôtelière français)
- Date de publication : 2021-06-01
- Mots-clés : Thaïs, PMS, Hotel

**Changer son logiciel hôtelier** c’est souvent une source d’angoisse et de prise de tête. A tel point que **certains hôtels renoncent** et préfèrent se contenter d’un PMS (Property Management System) qui ne leur convient plus vraiment.
Pourtant il existe quelques règles à suivre pour envisager cette transition avec plus de tranquillité.

Voici les 6 conseils que nous vous conseillons d’appliquer.

## 1. Informer l’équipe du changement en amont

Changer de PMS implique **un bouleversement d’habitudes** pour toute l’équipe de réception. C’est notamment vrai si vous passez d’un logiciel de gestion installé à un PMS cloud.
Afin que les choses se passent en douceur, n’hésitez pas à bien prévenir toutes les personnes impliquées en avance. Cela vous permettra d’en discuter avec elles, d’entendre leurs remarques, de collecter leur avis et surtout **de les rassurer sur les critères de choix du futur logiciel.**

## 2. Anticiper le délai de transition entre les PMS

Changer de logiciel hôtelier, ce n’est pas comme changer d’opérateur téléphonique : **cela implique des étapes à respecter** et à ne surtout pas bâcler.

Le PMS est le **centre névralgique de votre établissement.** A ce titre, il est fortement déconseillé d’envisager une transition de dernière minute parce que votre précédent contrat se termine, ou parce que votre hôtel rouvre dans 1 semaine.

**L’anticipation sera votre meilleure alliée** dans cette situation.
Prévoyez entre 2 semaines grand minimum et un mois entre la signature et la mise en place effective : cela vous évitera beaucoup de stress inutile !

A ce titre, commencez à comparer les options disponibles sur le marché **au moins 1 mois et demi à 2 mois avant la date butoir.**

## 3. Se renseigner sur le transfert de vos données

Remplacer votre PMS, cela ne veut pas forcément dire perdre tout votre historique.
Votre facturation redémarrera à 0 et c’est parfaitement normal.

En revanche, **vérifiez que vous pourrez ré-entrer dans votre nouveau logiciel :**

- vos anciennes réservations afin de conserver un historique client ;
- mais surtout les réservations futures déjà confirmées afin d’éviter toute déperdition.

De la même manière, confirmez que vous pourrez aisément **transférer votre cardex client ou encore votre listing d’extras.**
Tous ces éléments peuvent être demandés à votre contact commercial pendant une démonstration.

## 4. Favoriser un logiciel hôtelier facile d’utilisation

Puisque vous avez l’occasion de comparer les solutions du marché, **focalisez-vous sur le pragmatique :**

- Est-ce que le logiciel choisi a **une interface intuitive ?**
- Est-ce que la **prise en main est facilitée ?**
- Est-ce qu’il **s’adapte bien** à mon établissement ?
- Est-ce que l’utilisation quotidienne est **simple et efficace ?**

En d’autres termes, vérifiez que votre équipe pourra **effectuer la transition sans trop de difficultés et de perte de temps.**

Le but n’est pas de clouer vos réceptionnistes derrière leur ordinateur parce qu’ils ne savent plus effectuer aucune tâche basique.
**C’est d’autant plus vrai si vous avez une équipe saisonnière** qui doit être formée à nouveau à chaque saison.

Ce changement d’outil est d’ailleurs l’occasion d’améliorer votre expérience client : moins vos réceptionnistes perdent de temps sur le PMS, **plus ils passent de temps à effectuer leur cœur de métier : accueillir et s’occuper des clients.**

## 5. S’appuyer sur l’accompagnement de votre nouveau PMS

Avec un soutien de qualité, changer de PMS sera d’autant plus facile et aisé.
Avant de lancer la transition, n’hésitez pas à **évaluer la qualité de cet accompagnement :**

- Aurez-vous un chargé de compte client ?
- Pouvez-vous facilement contacter l’équipe ?
- Vous a-t-on proposé une formation pour accélérer la prise en main du logiciel ?
- Répond-on rapidement et de façon pertinente à vos questions ?

**Si oui, faites confiance à l’équipe de votre logiciel** pour vous guider et vous faciliter les choses : chacun son métier !

**Conclusion**
**Changer de logiciel hôtelier sans prise de tête : c’est possible !** Suivez simplement ces quelques conseils et vous verrez que tout se passera bien.

Si vous voulez [nos conseils pour comparer 2 devis de logiciel de gestion hôtelière, allez lire notre article sur le sujet](https://thais-pms.com/blog/comment-analyser-un-devis-de-logiciel-PMS)