# Changement de PMS : quid de vos données ? > Vous changez de PMS ? N'oubliez pas de penser à vos données ! Changer de PMS c'est devoir gérer ce que vous allez faire des données accumulées dans votre ancien logiciel hôtelier : voici nos conseils. - Source : https://thais-pms.com/blog/changement-pms-quid-donnees - Éditeur : Thaïs Soft (Thaïs PMS, logiciel de gestion hôtelière français) - Date de publication : 2022-11-02 - Mots-clés : Thaïs, PMS, Hotel C'est décidé, vous changez de PMS. Vous êtes donc certainement en train de comparer les options, les fonctionnalités à votre disposition, les tarifs, la connectivité... **L'erreur à éviter : oublier de penser à vos données !** Eh oui, changer de PMS c'est devoir gérer ce que vous allez faire de toutes les données accumulées dans votre ancien logiciel hôtelier : c'est un sujet qui doit être impérativement être pris en compte. Voici nos conseils pour **redémarrer sur de bonnes bases !** ## Conseil 1 : anticiper la question de manière détaillée Prenez le **temps nécessaire pour analyser les données que vous avez dans votre PMS**, leur qualité, leur impact sur votre stratégie. Exemple : vos données clients, ou encore tout simplement le nombre de réservations futures déjà confirmées. Quelle est leur quantité ? Quelle est leur qualité ? Pensez également aux **partenaires connectés** et aux données échangées entre plusieurs de vos outils : posez des questions pour comprendre ce que vous allez pouvoir conserver, quelle sera la procédure à suivre... Avec ces informations en tête, **interrogez les équipes des PMS que vous envisagez** pour votre hôtel : quel est le process d'import des données ? Quelles seront les manipulations ? Y a-t-il un import automatique possible ou faudra-t-il ressaisir à la main ? Objectif : que vous ayez **le temps d'appréhender le sujet** et de prendre des décisions éclairées. Notre conseil : n'hésitez pas à **avoir les deux systèmes (ancien et nouveau PMS) en parallèle** pendant quelques semaines, c'est l'idéal pour assurer une transition sans accroc ! ## Conseil 2 : connaître les données prioritaires Repartons des bases : quelles sont les données prioritaires à l'import dans votre nouveau PMS ? Les deux types de **données essentielles sont :** - Votre **cardex client** : indispensable pour conserver votre fichier client - Vos **réservations futures** (évidemment) L'idéal : que votre nouveau PMS **vous propose un import automatique de ces éléments**. Cela vous **évite de devoir tout ressaisir** manuellement. Ce type d'import requiert généralement un fichier au format Excel ou CSV provenant de votre ancien PMS **ET** que l'import soit proposé par votre nouveau PMS. Du côté des données **en option, on trouve les réservations passées** pour concerver votre historique. Certains PMS peuvent vous proposer de les importer, mais cela dépendra largement du format et de la qualité des exports. Attention, **il est normal que certains types de données ne soient pas importables.** C'est notamment le cas de tout ce qui concerne la facturation. Il **faudra clôturer comptablement votre ancien PMS** avant la transition et repartir à zéro sur le nouveau. Les options d'import de données varient selon les PMS, consultez vos référents commerciaux pour être au clair sur celles qui vous seront proposées. ## Conseil 3 : avoir une réflexion stratégique Soyez stratégique. Ce n'est pas parce que telles ou telles données peuvent être importées dans votre nouveau PMS que le jeu en vaut forcément la chandelle. **Changer de PMS, c'est repartir sur une base propre et saine** : ne réimportez pas tout par défaut, prenez le temps de l'analyse. Par exemple : un fichier clients mal rempli depuis des années peut vous encombrer plus qu'autre chose, des articles non commercialisés depuis 10 ans ont peu d'intérêt à être importés... Il existe des dizaines d'exemples comme ceux-là, n'hésitez pas à en discuter avec l'équipe de votre nouveau PMS qui pourra vous aiguiller. Un hôtel change souvent de PMS à une période clé : travaux, reprise, changement de gamme... c'est donc **le moment idéal pour avoir une vraie réflexion sur vos process et votre organisation.** Votre passage au nouveau PMS n'en sera que plus satisfaisant. Parenthèse qui nécessiterait un article à part : **si vous avez plusieurs hôtels ou un groupe hôtelier, soyez particulièrement attentif aux données** que vous pouvez récupérer et réexploiter : au niveau de chaque hôtel mais également au niveau du groupe. ## Conclusion **Bien anticipée, la question des données ne sera pas du tout un frein à votre changement de PMS.** Mal anticipée, elle peut au contraire vous provoquer quelques sueurs froides qui auraient pu être évitées ! Si cette question vous paraît complexe : parlez-en à vos interlocuteurs commerciaux, à vos référents. Ils ont l'habitude de gérer ces questions et pourront vous conseiller. *Vous êtes en pleine réflexion pour changer de PMS ? 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